Работа с электронной почтой - История изменений

Av в 05:20, 12 февраля 2014

2014-02-12T05:20:25Z

Av в 10:28, 11 февраля 2014

2014-02-11T10:28:51Z

Av в 05:45, 26 декабря 2013

2013-12-26T05:45:45Z

Av в 05:44, 26 декабря 2013

2013-12-26T05:44:32Z

Внесённые изменения

Av: Новая страница: «FORCETOC == Краткий обзор == Система Фабрика Продаж предоставляет разнообразные возможност…»

2013-12-07T10:23:20Z

Новая страница: «__FORCETOC__ == Краткий обзор == Система Фабрика Продаж предоставляет разнообразные возможност…»

Новая страница

__FORCETOC__
== Краткий обзор ==
Система Фабрика Продаж предоставляет разнообразные возможности включения сообщений e-mail в процесс работы с вашими клиентами, коллегами, поставщиками, и иными контактами. Вы можете

;отправлять сообщения электронной почты вашим контактам непосредственно из системы Фабрика Продаж: Эти функции описаны в разделах [[#Отправка сообщений e-mail|«Отправка сообщений e-mail»]] и [[#Отправка массовых сообщений e-mail|«Отправка массовых сообщений e-mail»]].

;пересылать отправленные либо принятые сообщения электронной почты из ваших офисных приложений в систему Фабрика Продаж: Система Фабрика Продаж поставляется с расширением ''vtiger Outlook'' и с расширением для почтового клиента Thunderbird ''vtiger Thunderbird''. Вы можете использовать эти дополнительные программы на персональном компьютере. Обратитесь к разделу [[sp.vt.521.ug.ru.rc: 13. Интеграция с офисными программами|«Интеграция с офисными программами»]] за дальнейшей информацией.

;принимать сообщения электронной почты с персональных почтовых ящиков в систему Фабрика Продаж: Функции, предлагающие прием сообщений электронной почты, описаны в разделе [[#Получение сообщений e-mail|«Получение сообщений e-mail»]].

Для отправки сообщений электронной почты вам надо настроить доступ к серверу исходящей почты в соответствии с описанием, приведенным в разделе [[sp.vt.521.ug.ru.rc: 16. Администрирование и настройки#Сервер исходящей почты|«Сервер исходящей почты»]]. Вам также необходимо ''настроить доступ к каждому серверу входящей почты'' для каждого отдельного пользователя, как описано в разделе [[#Получение сообщений e-mail|«Получение сообщений e-mail»]].

== Отправка сообщений e-mail ==
Если вы хотите использовать систему Фабрика Продаж для отправки сообщений электронной почты, у вас есть три варианта:

<ol>
<li>Создать сообщение e-mail в одном из окон детального вида ваших обращений, контактов, или контрагентов. Используя контактную информацию, уже присутствующую в системе, Фабрика Продаж обеспечит сохранение посланных сообщений со ссылкой на существующие адресные записи. Вы можете увидеть такие сообщения в окне детального вида контакта, показанном на рис. 12.1.

 
[[Image:sp.vt.521.ug.ru.rc.12.1.png|thumb|left|650px|''Рис. 12.1: Контакт: Детальный вид - список сообщений e-mail'']]
 
</li>

<li>Выбрать получателей в окне вида списка, как показано на рис. 12.3, либо можно выбрать получателей в меню ''[Составить сообщение]'', как показано на рис. 12.2.

 
[[Image:sp.vt.521.ug.ru.rc.12.2.png|thumb|left|650px|''Рис. 12.2: Создание сообщения E-Mail'']]
 
</li>

<li>Можно создать сообщение e-mail непосредственно в меню ''[Электронная почта]''. В этом случае перекрестную ссылку на контактное лицо необходимо создать вручную. Пример показан на рис. 12.2.
</li></ol>

;[[Image:vt_important.png]] Важно: Для того, чтобы отправлять сообщения e-mail, система Фабрика Продаж должна иметь доступ к ''серверу исходящей электронной почты''. Настройка соединения с сервером описана в разделе [[sp.vt.521.ug.ru.rc: 16. Администрирование и настройки#Сервер исходящей почты|«Сервер исходящей почты»]].

В экране подготовки сообщений электронной почты можно использовать поля ввода в соответствии с приведенным ниже описанием:

{| {{pretty table}}
|+''Таблица 12.1: Список общепринятых полей для исходящих e-mail''
! style="background:LemonChiffon" |Поле
! style="background:LemonChiffon" |Описание
|-
| Кому:
| Здесь указываются адреса получателей.
|-
| Копия:
| Можно указать адреса получателей, которые получат копии сообщения.
|-
| Скрытая копия:
| Можно указать дополнительные адреса получателей электронной почты. Эти получатели не будут видны остальным получателям.
|-
| Тема:
| Необходимо указать тему электронного письма.
|-
| Вложение:
| Можно добавить вложение (присоединить файл) к электронному сообщению.
;[[Image:vt_note.png]] Примечание: В текущей версии максимальный размер вложения ограничен 1 МБайт.
|-
| Сообщение:
| Здесь нужно вписать текст сообщения. Учтите, что сообщение будет послано по умолчанию в формате HTML. Можно пользоваться средствами дизайна для улучшения оформления сообщения.
|}

;[[Image:vt_tip.png]] Совет: Система Фабрика Продаж может хранить вашу стандартную подпись в сообщениях электронной и добавлять ее к вашим сообщениям автоматически. Стандартная подпись настраивается в меню ''Мои настройки'' в ''системной области'' (см. рис. 2.3). Вы можете найти дальнейшую информацию в разделе [[sp.vt.521.ug.ru.rc: 16. Администрирование и настройки#Настройка учетных записей|«Настройка учетных записей»]].

Ниже приведено описание назначения кнопок интерфейса окна электронной почты:

{| {{pretty table}}
|+''Таблица 12.2: Перечень пользовательских кнопок исходящей почты''
! style="background:LemonChiffon" |Кнопка
! style="background:LemonChiffon" |Описание
|-
| Выберите шаблон e-mail:
| Система Фабрика Продаж дает возможность использования с шаблонов e-mail. Эти шаблоны должны быть разработаны заранее и сохранены в системе Фабрика Продаж, в соответствии с инструкциями раздела [[sp.vt.521.ug.ru.rc: 16. Администрирование и настройки#Шаблоны сообщений электронной почты|«Шаблоны сообщений электронной почты»]].
|-
| Отправить:
| Сообщение будет отправлено. Введенная ранее подпись будет добавлена автоматически.
;[[Image:vt_note.png]] Примечание: Ответственным за отправленную почту будет указан тот пользователь, который отправлял почту. Копия отправленного сообщения будет автоматически послана системой Фабрика Продаж ответственному пользователю.
|-
| Сохранить:
| Можно сохранить сообщение электронной почты, не отправляя его. Сообщение будет сохранено и будет выведено в списке при выборе меню ''Главная страница → Эл.почта''.
|-
| Отменить:
| Можно отменить операции с сообщением. При этом все изменения будут потеряны.
|}

== Отправка массовых сообщений e-mail ==
Из системы Фабрика Продаж можно послать одновременно нескольким адресатам общее сообщение электронной почты. Вы можете использовать эту функцию для массовой рассылки сообщений клиентам либо иным контактам, занесенным в систему Фабрика Продаж. Сообщение для массовой рассылки рекомендуется начинать подготавливать в окне вида списка следующим образом.

* Создайте окно пользовательского вида списка ваших обращений, контактов, или контрагентов. Используйте операции фильтра для выбора требуемых контактов. Дополнительно можно изучить информацию раздела [[sp.vt.521.ug.ru.rc: 8. Общая информация#Настройка списков|«Настройка списков»]].
* Сохраните пользовательский вид.
* Выведите требуемый вид на экран. Выберите контакты, которым вы хотите отправить массовое сообщение. Нажмите на кнопку ''[Отправить e-mail]'' в нижней части списка, как показано на рис. 12.3.

[[Image:sp.vt.521.ug.ru.rc.12.3.png|thumb|left|650px|''Рис. 12.3: Выбор при отправке массовых сообщений e-mail'']]
 

* Откроется окно подготовки сообщения, как показано на рис. 12.4.

[[Image:sp.vt.521.ug.ru.rc.12.4.png|thumb|left|650px|''Рис. 12.4: Создание массовых сообщений e-mail'']]
 

Составьте сообщение электронной почты. Можно также добавить дополнительные адреса, которые не были выбраны вначале.

* Нажмите на кнопку ''[Отправить]'' для отсылки сообщения адресатам. Используйте кнопку ''[Сохранить]'' для сохранения сообщения в системе Фабрика Продаж без его отправки. При помощи кнопки ''[Выбрать шаблон электронной почты]'' можно выбрать подходящий шаблон сообщения.

Ссылка на копию отосланного сообщения будет сохранена в информации каждого контакта и показана на экране детального вида.

== Получение сообщений e-mail ==
Если вы получаете сообщения электронной почты в офисных программах, то можно воспользоваться расширением ''vtiger Outlook'' или ''vtiger Thunderbird'' для пересылки избранных сообщений в данные ваших имеющихся в системе Фабрика Продаж контактов. Изучите раздел [[sp.vt.521.ug.ru.rc: 13. Интеграция с офисными программами|«Интеграция с офисными программами»]] для получения дальнейшей информации.

Кроме того, имеется возможность получать сообщения электронной почты непосредственно в систему Фабрика Продаж. Перед тем, как получать какие-либо сообщения электронной почты в систему Фабрика Продаж, необходимо настроить доступ к серверу входящей электронной почты. Необходимым условием является существование доступа к серверу электронной почты, расположенному вне системы Фабрика Продаж.

Для настройки доступа к серверу входящей электронной почты выберите меню ''Главная страница → Эл.почта'' в панели навигации. Для данной операции права администратора не требуются. Откроется клиентский экран электронной почты, пример которого показан на рис. 12.5.

[[Image:sp.vt.521.ug.ru.rc.12.5.png|thumb|right|650px|''Рис. 12.5: Экран электронной почты'']]

Доступ ко всем вашим сообщениям электронной почты организован через экранную форму ''Главная страница → Эл.почта'', показанную на рис. 12.5.

Кнопки в верхней части экрана имеют следующее назначение:

;[Написать]: Открывает окно редактирования нового письма.

;[Настройки]: Открывает окно настроек сервера '''входящих сообщений''' электронной почты. Учтите, что '''сервер исходящей''' почты настраивает администратор системы Фабрика Продаж.

Система Фабрика Продаж поставляется с набором стандартных почтовых папок:

;Inbox (входящие): В этой папке перечислены все ваши входящие сообщения электронной почты. Распознаются следующие случаи:

* Если сообщение пришло от контакта, на который не ссылается ни одна из кампаний, во время классификации система Фабрика Продаж автоматически перенесет e-mail в папку ''[Классифицированная почта]'', и будет добавлена ссылка на данный контакт.
* Если сообщение пришло от ранее не занесенной в систему персоны, во время классификации система Фабрика Продаж создаст запись нового контакта, и ассоциирует данное сообщение с этим новым созданным контактом.
* Если сообщение пришло от обращения, ассоциированного с кампанией, соответствующее обращение будет преобразован в ассоциированный с кампанией контакт. Система Фабрика Продаж отслеживает количество преобразованных в контакты обращений для каждой кампании, чтобы оценить эффективность кампаний.
* Если сообщение пришло от ассоциированного с кампанией контакта, во время классификации будет добавлены ссылка на контакт. Все классифицированные сообщения будут автоматически перенесены в папку ''[Классифицированная почта]''.

;Sent Mails (исходящие): В этой папке хранятся все отосланные вами сообщения, сгруппированные по типу контактов.

:В списке сообщений можно производить поиск по теме, отправителю, либо по обоим параметрам.

;[[Image:vt_important.png]] Важно: Сообщения электронной почты принимаются без какой-либо защиты. Это означает, что система Фабрика Продаж не проводит никакую проверку на вирусы и / или вредоносный код, часто передаваемый в сообщениях электронной почты. Хотя такой код не вызывает никаких разрушений в системе Фабрика Продаж, '''рекомендуется принять защитные меры на сервере входящей почты''', особенно если вы планируете загружать содержание сообщений на персональный компьютер.
 

Нажмите на кнопку ''[Настройки]'' для открытия формы настройки сервера. Пример формы настройки приведен на рис. 12.6.

[[Image:sp.vt.521.ug.ru.rc.12.6.png|thumb|left|650px|''Рис. 12.6: Настройки сервера входящей почты'']]

Необходимо указать все перечисленные в таблице ниже ''параметры настройки''. Проконсультируйтесь с провайдером услуг электронной почты или с системным администратором по поводу требуемой информации для настройки доступа.
 

{| {{pretty table}}
|+''Таблица 12.3: Список полей настройки для входящих сообщений e-mail''
! style="background:LemonChiffon" |Поле
! style="background:LemonChiffon" |Описание
|-
| Адрес e-mail – имя для показа:
| Необходимо дать каждому серверу электронной почты уникальное название. Это название будет выводиться в списке адресов почтовых серверов.
|-
| Адрес e-mail – адрес:
| Требуется указать ваш адрес электронной почты на сервере входящей электронной почты.
|-
| Настройки сервера e-mail – имя сервера или IP адрес:
| Укажите адрес почтового сервера. Можно указать либо IP адрес, либо имя, получаемое от DNS.
|-
| Настройки почтового сервера – пользовательские имя и пароль:
| Укажите пользовательское имя и пароль для доступа к почтовому серверу.
|-
| Настройки почтового сервера – почтовый протокол:
| В текущей версии в качестве почтового протокола поддерживается и полностью функционирует только IMAP. Протокол POP будет доступен позднее.
|-
| Настройки почтового сервера – опции SSL:
| Необходимо указать, будет ли соединение с почтовым сервером зашифровано или нет.
|-
| Настройки почтового сервера – проверки сертификатов:
| Если для доступа к почтовому серверу используется шифрование, необходимо указать, проверяется ли сертификат шифрования.
|-
| Настройки почтового сервера – использование встроенного почтового агента:
| Если это настроено провайдером электронной почты, можно использовать встроенный почтовый агент.
|-
| Настройки почтового сервера – интервал обновления:
| Требуется указать интервал обновления.
|-
| Настройки почтового сервера – заголовков e-mail на страницу:
| Выберите количество сообщений e-mail (web mail), выводимых на один экран (страницу) в виде списка.
|}

Нажмите на кнопку ''[Сохранить]'' для сохранения настроек электронной почты в системе Фабрика Продаж.

@@ Строка 18: / Строка 18: @@
 <br clear="all" />
-[[Image:sp.vt.521.ug.ru.rc.12.1.png|thumb|left|650px|''Рис. 12.1: Контакт: Детальный вид - список сообщений e-mail'']]
+[[Image:11.1.png|thumb|left|650px|''Рис. 12.1: Контакт: Детальный вид - список сообщений e-mail'']]
 <br clear="all" />
 </li>

@@ Строка 90: / Строка 90: @@
 * Создайте окно пользовательского вида списка ваших обращений, контактов, или контрагентов. Используйте операции фильтра для выбора требуемых контактов. Дополнительно можно изучить информацию раздела [[Общая информация#Настройка списков|«Настройка списков»]].
 * Сохраните пользовательский вид.
-* Выведите требуемый вид на экран. Выберите контакты, которым вы хотите отправить массовое сообщение. Нажмите на кнопку ''[Отправить e-mail]'' в нижней части списка, как показано на рис. 12.3.
+* Выведите требуемый вид на экран. Выберите контакты, которым вы хотите отправить массовое сообщение. Нажмите на кнопку ''[Отправить Почту]'' в нижней части списка, как показано на рис. 12.3.
-[[Image:sp.vt.521.ug.ru.rc.12.3.png|thumb|left|650px|''Рис. 12.3: Выбор при отправке массовых сообщений e-mail'']]
+[[Image:11.3.png|thumb|left|650px|''Рис. 12.3: Выбор при отправке массовых сообщений e-mail'']]
 <br clear="all" />